ERP là gì? Hệ thống ERP quan trọng như thế nào với doanh nghiệp

ERP

ERP là một thuật ngữ được phát minh bởi các kỹ sư phần mềm của tập đoàn Gartner khi tạo ra các phần mềm ứng dụng để quản lý hàng tồn kho, đối chiếu khoản dư. Sau này khi hầu như tất cả các công ty tại các nước phát triển từ công ty nhỏ đến công ty đa quốc gia đều đã triển khai phần mềm ERP như là một phần mềm quan trọng nhất, phần mềm xương sống của mọi hệ thống quản lý của các công ty hoạt động hiệu quả hiện nay. Vậy ERP là gì? Tại sao hệ thống ERP lại được xem là phần mềm xương sống của doanh nghiệp

1. ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. ERP tính toán và dự báo các khả năng, rủi ro sẽ phát sinh trong quá trình điều hành, sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Ví dụ như ERP có thể giúp nhà máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng như cầu nguyên vật liệu đảm bảo tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng,… Bằng cách này, Doanh nghiệp vẫn có đủ vật tư sản xuất nhưng không để sản phẩm trong kho quá lớn gây tồn đọng vốn.

ERP là gì?
ERP là gì?

Ngoài ra, ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh như lên kế hoạch về chính sách giá, chiết khẩu, các kiểu mua hàng giúp tìm ra phương án mua nguyên vật liệu, tính toán được mô hình sản xuất tối ưu,… giúp giảm thiểu tối đa sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

2. Những lợi ích mà ERP mang lại cho doanh nghiệp

Để có thể hiểu rõ hơn về ERP, chúng ta hãy cùng nhau phân tích về những lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp nhé!

2.1 Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: 

ERP có khả năng hoạt động như một công cụ giúp tối ưu quy trình sản xuất một cách tự động, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến khi tạo thành sản phẩm cũng như là quản lý đầu ra và nhiều thứ khác. Điều này giúp cho người quản lý không phải tốn thời gian di chuyển từ khu vực này sang khu vực khác để tìm kiếm số liệu mà thay vào đó họ có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện duy nhất.

Những lợi ích của phần mềm ERP.
Những lợi ích của phần mềm ERP.

2.2 Phần mềm ERP có khả năng bảo mật thông tin cao

Một trong những vấn đề dẫn đến sự tồn vong của một doanh nghiệp chính là những thông tin nội bộ từ nhân sự đến kế hoạch kinh doanh hay quan trọng hơn là bí mật kinh doanh như Coca Cola với bí mật về công thức của mình. Do đó, không thể xem thường vấn đề này và sử dụng những phần mềm không tốn phí dẫn đến hậu quả lớn là bị lộ thông tin cho đối thủ cạnh tranh của mình. Với ERP thì khác, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm vì thông tin sẽ được bảo mật bằng nhiều lớp bảo vệ hoạt động theo những cách thức khác nhau.

bảo mật thông tin cao.
Khả năng bảo mật thông tin cao.

2.3 Hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng và chăm sóc khách hàng

Tất cả các nhân viên của công ty đều có thể xem được thông tin khách hàng chỉ với một cái click chuột ở khắp mọi nơi một cách nhanh chóng và chính xác nhất, vì dữ liệu của ERP đều nằm ở một chỗ. Điều này hỗ trợ được doanh nghiệp rất nhiều trong việc thống kê các nhu cầu của khách hàng, mang đến cái nhìn tổng quát nhất cho doanh nghiệp. Không những vật, ERP sẽ được tích hợp các đơn vị liên kết để gửi thông tin một cách tự động đến cho khách hàng, từ đó giúp chăm sóc khách hàng cũ cũng như là tiếp cận những khách hàng tương lai đầy tiềm năng.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng
Hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt hơn.

2.4 Quản lý và lưu trữ thông tin đồng bộ

Với khả năng đồng bộ thông tin của mình, ERP cập nhật những thay đổi từ các nhân viên lên hệ thống chung một cách nhanh chóng, cập nhật thông tin kịp lúc giữa các nhân viên hay các chi nhánh. Từ đó, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được đồng bộ, các số liệu được ERP phân tích sẽ không xảy ra sai sót do chênh lệch.

2.5 Kiểm soát lượng tồn kho

Những thông tin về hàng hóa trong kho như số lượng, địa điểm,… đều được ERP kiểm soát. Điều này gió các doanh nghiệp giảm lượng nguyên liệu mà họ trữ trong kho, tránh gây tồn vốn từ đó giúp giảm chi phí, giảm nhân lực cũng như giúp công việc vận hành nhanh hơn.

Kiểm soát được lượng hàng tồn kho.
Kiểm soát được lượng hàng tồn kho.

2.6 Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự

Phần mềm ERP còn hỗ trợ nhân sự cấp quản lý có thể nắm được tình hình giờ làm việc, giờ tan sở cũng như là lượng công việc mà các nhân viên của mình đã thực hiện để tính lương thưởng, bất kể nhân viên đó làm việc ở bất kì bộ phận hay bất kì chi nhánh, văn phòng đại diện nào của công ty, Và nhờ ERP, công ty có thể trả lương cho nhân viên đúng thời gian hơn.

Chuẩn hóa hoạt động của nhân sự.
Chuẩn hóa hoạt động của nhân sự.

3. Phần mềm ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Đầu tiên có thể kể đến chính là các doanh nghiệp đang gặp vấn đề khi thường xuyên phản nhận những phản hồi tiêu cực từ khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty. Vì rất có thể đã tồn tại sai sót trong quá trình sản xuất hay nhập liệu mà bạn chưa tìm ra. Những sai sót thông tin giữa các phòng ban có thể kể đến như: chênh lệch số lượng hàng trong kho, hàng đã xuất ra khỏi kho, hóa đơn thanh toán chồng chéo, nhập nhằn,…

Tiếp theo đó là những công ty đang phát triển mạnh, có số lượng giao dịch hằng ngày tăng nhanh chóng và có kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh bằng những cửa hàng hay chi nhánh mới. Khi quy mô công ty lớn hơn kéo theo những rủi ro liên quan đến những con số mà nếu có sai sót xảy ra thì hậu quả khó mà đoán được. Do đó, những công ty này rất cần ERP để hỗ trợ việc phát triển này.

Những doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống ERP.
Những doanh nghiệp cần phải triển khai hệ thống ERP.

Và cuối cùng là những doanh nghiệp có bộ máy quản lý đồ sộ, tốn kém nhiều tiền của nhưng hiệu quả đem lại không tương xứng. Đây có lẽ là lúc mà các doanh nghiệp cân nhắc việc sử dụng ERP như mộng công cụ hỗ trợ “lọc máu” cho doanh nghiệp của mình để hoạt động hiệu quả hơn.

4. Kết luận

Từ những phân tích trên, có thể thấy hệ thống ERP có thể mang lại rất nhiều lợi ích cũng như tiết kiệm được nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Nhất là khi nó không chỉ thiết kế để ứng dụng tại các doanh nghiệp lớn mà vẫn hoạt động rất tốt khi được áp dụng vào các công ty vừa và nhỏ, giúp hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý, nâng cao hiệu quả công việc, từ đó có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp của mình.