Vì sao bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

phần mềm quản lý khách sạn

Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đã trở thành nhu cầu cấp thiết. Trong đó các lĩnh vực kinh doanh khách sạn cũng không phải là ngoại lệ trong thời điểm này, rất nhiều khách sạn đã áp dụng phần mềm khách sạn vào hoạt động quản lý của khách sạn mình và thu được nhiều hiệu quả nhất định, tuy là vậy nhưng bên cạnh đó có nhiều khách sạn vẫn chưa áp dụng ứng dụng vào kinh doanh trong khi phần mềm sẽ đem lại khá là nhiều lợi ích cho chúng ta, có thể là do họ chưa hiểu được hết những gì phần mềm mang lại. Chính vì lý do thế hôm nay mình sẽ giới thiệu cho các bạn biết về phần mềm quản lý khách sạn và tại sao chúng ta cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn vào trong kinh doanh. Các bạn cùng chúng tôi tham khảo qua bài viết sau nhé.

1. Quản lý khách sạn là gì?

Quản trị khách sạn là một hệ thống tổ chức quản lý các hoạt động của một khách sạn và thực hiện kinh doanh quản lý chúng một cách khoa học và hiệu quả, người quản lý khách sạn là người sẽ lập ra những quy tắc trong quá trình quản lý của từng bộ phận trong khách sạn như lễ tân, khâu ẩm thực đến các sự kiện được tổ chức trong khách sạn, ngoài ra còn lập các báo cáo kết quả tài chính và các hoạt động liên quan đến khách sạn và bộ máy vận hành của khách sạn. Người có khả năng giao tiếp và nhanh nhạy xử lý các tình huống bất ngờ xảy ra trong khách sạn đó chính là người làm tốt công việc quản lý khách sạn, ngoài ra quản lý khách sạn còn đòi hỏi người có khả năng tổ chức để lên kế hoạch làm việc điều hành kinh doanh khách sạn hiệu quả, quản lý từng bộ phận độc lập hợp lý và thực hiện đúng theo những kế hoạch và mục tiêu của từng bộ phận đã được đặt ra.
Đối với tình hình kinh tế tiên tiến hiện nay thì việc quản trị hay quản lý khách sạn là một trong những ngành chủ chốt và đóng vai trò không kém phần quan trọng song hành cùng ngành du lịch của Việt Nam để đưa nền kinh tế phát triển vì thế nhiều nhà hàng khách sạn rất cần có khâu quản lý khách sạn để có thể điều phối hầu hết mọi công việc xảy ra trong khách sạn.

2. Phần mềm quản lý khách sạn là gì?

Phần mềm quản lý khách sạn còn được gọi là Property Management System viết tắt là PMS. Đây là một phần mềm quản lý hệ thống thông tin cũng giống như website khách sạn giúp cho các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn. Hầu như có rất nhiều app quản lý nhưng xét cho cùng khi dựa vào yếu tố công nghệ thì phần mềm quản lý khách sạn chia ra làm 2 loại chính:

Phần mềm quản lý khách sạn cơ bản, truyền thống: Giúp lưu trữ dữ liệu. Do đó, khách sạn cần phải có đội ngũ nhân viên IT để giúp điều chỉnh cũng như khắc phục những sự cố.

+ Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): Lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp. Ngược lại với phần mềm truyền thống, thì ở đây bạn không cần thiết phải có một đội ngũ IT riêng. Nhờ có công nghệ điện toán đám mây mà giúp việc lưu trữ và có thể truy cập vào hệ thống ở mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.

Vì sao bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
Vì sao bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

3. TẠI SAO CẦN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN?

Công việc quản lý khách sạn bằng phương pháp thủ công chỉ áp dụng được với những khách sạn nhỏ nhưng đối với những khách sạn có quy mô lớn về cả số lượng và chất lượng các dịch vụ khách sạn đòi hỏi các nhà quản lý cần thay đổi phương pháp và cách thức quản lý các hoạt động khách sạn sao cho hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí. Vì thế các nhà quản trị khách sạn sẽ cần đến sự hỗ trợ đắc lực của phần mềm quản lý khách sạn. Đây là sự tích hợp nhiều chức năng khác nhau để chuyên phục vụ cho công việc khác nhau của nhà quản trị ví dụ như việc quản lý nhân viên, đặt phòng khách sạn, kế toán thu chi trong khách sạn giúp cho nhà quản lý khách sạn có được một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh và hoạt động trong khách sạn của mình quản lý.

Một số lợi ích từ phần mềm đem lại trong công việc hoạt động kinh doanh khách sạn mà chúng ta cần được biết đến đó chính là:

3.1.Tiết kiệm thời gian, nhân lực

Trước hết điều ta thấy được là tiết kiệm được thời gian và nhân lực thay cho cách làm truyền thống trước đây bằng cách ghi chép kết hợp với việc thực hiện trên phần mềm Excel để tính toán, cách làm này đòi hỏi phải có nhiều nhân lực để làm và tốn khá nhiều thời gian để tính toán và ghi chép lại. Tuy nhiên với phần mềm quản lý khách sạn, bạn sẽ không cần vất vả phải ngồi nhập và tính toán từng dữ liệu như vậy, điều bạn cần làm chỉ cần nhập dữ liệu một lần đầu duy nhất và hệ thống sẽ tự động lưu trữ tính toán giá phòng giá dịch vụ theo đúng những gì mà khách hàng sử dụng và lựa chọn. Như vậy điều đầu tiên ta thấy được đó chính là tiết kiệm thời gian và công sức nhân lực, ngày nay các khách sạn vừa và nhỏ cũng đã áp dụng vào trong kinh doanh để quản lý các hoạt động khách sạn một cách chính xác cụ thể vừa tiết kiệm nguồn lực vừa đạt được hiệu quả cao trong việc quản lý.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn giúp cho bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn

3.2.Độ chính xác cao

Các bạn cứ nghĩ xem khi số lượng du khách check in và check out quá lớn thì việc nhân viên lễ tân gặp áp lực và mắc sai lầm trong khâu tính toán rất là lớn và xảy ra lỗi sai sót khá là cao. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến doanh thu lợi nhuận của khách sạn, và nhà quản lý không thể nắm bắt được số lượng chính xác có bao nhiều khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty và thời gian sử dụng dịch vụ như thế nào. Chính vì lý do này nên nhà quản lý cần có phần mềm quản lý khách sạn để sử dụng vào công việc kinh doanh để mang lại hiệu quả cao hơn và thực hiện công việc gọn gàng cụ thể hơn, tránh được sai sót nhiều hơn cho nhân viên của khách sạn vì bản thân của phần mềm khách sạn sẽ chính xác từng con  số cụ thể giúp cho nhà quản lý nắm bắt rõ ràng toàn diện về tình hình hoạt động kinh doanh cũng như tiến độ công việc của nhân viên.

3.3. Dữ liệu được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống

Tất cả thông tin về khách sạn, các bộ phận nhân viên hay khách du lịch đều được lưu trữ toàn bộ trên hệ thống phần mềm. Chính vì thế nhà quản lý không cần phải lục lọi tìm kiếm trong đóng giấy tờ để tìm thông tin khách hàng, hoặc là phải đi từng bộ phận xem nhân viên làm việc có đúng quy trình hay không, tất cả mọi thông tin đã được phần mềm cập nhật và nhà quản lý có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ lúc nào và có thể xem lại mọi lúc mọi nơi khi cần.

Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ cao trên hệ thống
Dữ liệu được bảo mật và lưu trữ cao trên hệ thống

3.4.Quản lý hoạt động kinh doanh từ xa

Một trong những đặc tính đặc thù của phần mềm quản lý khách sạn đó chính là quản lý hoạt động kinh doanh từ xa, khi nhà quản lý đi công tác xa một tuần hoặc nửa tháng một tháng thì nhà quản lý không cần trực tiếp đến khách sạn để xem hoạt động kinh doanh và kiểm tra công việc nhân viên, điều người quản lý cần làm chỉ là mở app lên và điều khiển từ xa, truy cập vào và theo dõi từng hoạt động công việc cũng như tình hình kinh doanh của khách sạn trong lúc nhà quản lý không có mặt tại khách sạn, chỉ cần một chiếc smartphone có kết nối internet thì mọi hoạt động của khách sạn đã nằm gọn trong tay của nhà quản lý.

3.5.Giao diện dễ sử dụng

Hiện nay, những phần mềm đều được thiết kế giao diện phù hợp với người dùng hơn, giúp cho quá trình sử dụng và thao tác trên phần mềm trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn trước kia, thậm chí bạn có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng chỉ với 30 phút, ngoài ra với tính năng đơn giản dễ thao tác giao diện dễ nhìn đã giúp cho các nhà quản lý khách sạn ưu tiên sử dụng phần mềm và áp dụng phần mềm quản lý khách sạn vào trong công việc kinh doanh và hoạt động của tổ chức hơn.

Khá nhiều lợi ích mang đem lại cho nhà quản lý đúng không nào, tiết kiệm thời gian làm việc, theo dõi sát sao từng hoạt động của nhân công, theo dõi từng thời gian hoạt động kinh doanh của tổ chức, tất cả mọi thứ sẽ được gom gọn trong một công cụ quản lý

Trên đây là tổng hợp những điều cần biết cũng như  lý do khiến cho nhà quản trị cần sử dụng đến phần mềm để áp dụng trong công việc kinh doanh của tổ chức. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm một đơn vị để thiết kế phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp và uy tín thì có thể xem tại đây: https://mona.media/thiet-ke-phan-mem-quan-ly-khach-san/

Mình mong rằng thông qua bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn có cách nhìn nhận về phần mềm quản lý khách sạn và áp dụng phần mềm vào công việc kinh doanh của tổ chức mình.