Mỗi khi cuối tháng, cuối quý hay cuối năm kéo đến, phòng kế toán lại rơi vào guồng quay quen thuộc. Khi làm việc với nhiều doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi nhận thấy phần lớn áp lực không nằm ở chuyên môn mà ở khối lượng việc lặp đi lặp lại. Khi những việc ấy được máy xử lý, người làm kế toán mới có đủ thời gian suy nghĩ sâu hơn về số liệu. Đó chính là lý do ngày càng nhiều đơn vị quan tâm đến ứng dụng AI cho phòng kế toán như một bước đi thực tế, chứ không còn là chuyện viễn tưởng.
Vì sao sổ sách luôn là nỗi lo thường trực?
Kế toán không chỉ là nhập số. Bạn phải theo dõi hóa đơn chưa thanh toán, đối chiếu từng giao dịch với sao kê ngân hàng, và nhớ rõ hạn nộp thuế cùng các báo cáo định kỳ. Chỉ một sai sót nhỏ ở đầu kỳ cũng có thể kéo theo chênh lệch lớn khi quyết toán, và việc lần ngược lại nguyên nhân thường mất nhiều thời gian hơn lúc nhập liệu ban đầu.
Điều khiến nhiều người mệt mỏi nhất là khối lượng giao dịch thường tăng nhanh hơn số người có thể tuyển thêm. Chẳng hạn, một chủ cửa hàng bán lẻ đang mở thêm chi nhánh có thể thấy số giao dịch mỗi tháng tăng mạnh trong một năm, trong khi ngân sách chỉ đủ giữ một kế toán viên. Cuối tháng, người này phải làm đến khuya chỉ để kịp đối chiếu. Khi làm thủ công trong trạng thái quá tải, sai sót xuất hiện nhiều hơn là điều dễ hiểu.
Bạn có thể nhận ra áp lực này qua vài dấu hiệu quen thuộc. Khối lượng giao dịch tăng theo quy mô kinh doanh, nhưng deadline thì không hề dịch chuyển. Phần việc tưởng nhỏ như gõ lại hóa đơn lại chiếm phần lớn thời gian trong tuần.
Có thể hình dung AI kế toán như một hệ thống theo dõi liên tục: bạn không cần ngồi soi từng dòng vẫn nắm được tình hình, vì công cụ đối chiếu dữ liệu ngay khi giao dịch phát sinh.
AI thực sự hỗ trợ được những việc nào?
Trước hết, AI làm khá tốt việc phân loại giao dịch. Hệ thống đọc sao kê ngân hàng, nhận diện nội dung từng khoản thu chi và xếp vào đúng nhóm chi phí. Người dùng chỉ cần rà lại những khoản hệ thống chưa chắc chắn, thay vì nhập tay toàn bộ như trước. Với phòng kế toán nhỏ, đây thường là tính năng cho thấy hiệu quả rõ nhất ngay trong tháng đầu tiên.
Tiếp theo là nhắc deadline. Hóa đơn sắp đến hạn thanh toán hay báo cáo thuế sắp tới kỳ nộp đều được gửi cảnh báo trước vài ngày, giúp tránh bỏ sót mốc quan trọng giữa đống việc dồn dập cuối kỳ.
Ngoài ra, AI còn hỗ trợ đối chiếu ngân hàng. Hệ thống so sánh tự động giữa sao kê và sổ sách, rồi đánh dấu các giao dịch chưa khớp. Kế toán viên bắt đầu từ danh sách ngoại lệ, nơi thường chỉ chứa một phần nhỏ tổng số giao dịch. Với những khoản chuyển khoản có nội dung mơ hồ hoặc gộp nhiều hóa đơn cùng lúc, bước rà soát của người làm vẫn là điều không thể thiếu.
Cuối cùng, công cụ giúp lập báo cáo nhanh. Dòng tiền và chi phí theo từng nhóm có thể được tổng hợp theo mẫu có sẵn chỉ trong vài phút. Chủ doanh nghiệp cần số liệu gấp để ra quyết định sẽ thấy tính năng này đặc biệt hữu ích, nhất là khi phải trả lời đối tác ngay trong buổi họp.
Khi nào nên bắt đầu cân nhắc?
Chúng tôi thường gợi ý bạn xem xét khi kế toán viên dành phần lớn thời gian cho nhập liệu và đối chiếu thủ công. Một dấu hiệu khác là doanh nghiệp xử lý khối lượng giao dịch lớn mỗi tháng nhưng vẫn làm hoàn toàn bằng tay. Khi gặp những tình huống này, hãy thử tính chi phí cơ hội: số giờ bị khóa vào việc lặp lại thường đủ để thấy công nghệ đáng thử.
Đừng bắt đầu bằng cách thay toàn bộ quy trình cùng lúc. Hãy chọn tính năng nhỏ nhất, thường là phân loại giao dịch tự động, rồi đo xem mỗi tháng tiết kiệm được bao nhiêu giờ. Sau vài chu kỳ, bạn sẽ có số liệu thực tế để quyết định có mở rộng hay không.
Khi đưa dữ liệu tài chính vào hệ thống, việc phân quyền truy cập là bước không thể bỏ qua. Bạn nên tìm hiểu cách phân quyền bằng mã số ảo để kiểm soát ai được xem và chỉnh sửa dữ liệu nhạy cảm. Ngoài ra, nhiều nguyên tắc tự động hóa trong việc giảm tải email và báo cáo cũng áp dụng được cho phòng kế toán, bạn có thể tham khảo thêm cách AI giúp doanh nghiệp giảm overhead email và báo cáo. Để đối chiếu thêm về an toàn thông tin trước khi quyết định, bạn cũng có thể tham khảo khung an ninh mạng của NIST.
Bắt đầu từ việc nhỏ, đo kết quả, rồi mở rộng
AI trong kế toán không thay thế người làm kế toán. Nó đảm nhận phần nhập liệu, phân loại và đối chiếu, những việc máy làm nhanh và ít sai hơn. Khi thoát khỏi các công việc đó, kế toán viên có thêm thời gian cho phần cần phán đoán thật sự, như phân tích dòng tiền hay lập kế hoạch ngân sách cho năm tới.
Nếu bạn đang cân nhắc bước đi đầu tiên, hãy bắt đầu nhỏ, đo kết quả và điều chỉnh dần. Cách làm từng bước như vậy thường cho kết quả bền vững hơn so với chuyển đổi đột ngột, và giúp cả đội dễ thích nghi hơn.