Ứng dụng AI trong doanh nghiệp đang giúp chủ shop và chủ dịch vụ nhìn rõ hơn những khoản chi phí ẩn nằm trong thời gian làm việc hằng ngày. Khi nhìn vào bảng chi phí hằng tháng, chủ doanh nghiệp nhỏ thường thấy tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, tiền marketing. Nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi khi làm việc với các đơn vị vừa và nhỏ, phần đáng kể nhất lại nằm ở chỗ khác: hàng giờ làm việc thủ công, những sai sót nhỏ phải quay lại sửa, và quy trình không nhất quán giữa người này với người kia.
Vì sao doanh nghiệp nhỏ cần nhìn lại chi phí vận hành mỗi ngày
Chi phí ẩn rất dễ bị bỏ qua vì một lý do quen thuộc: việc vẫn làm như vậy từ trước đến giờ. Không ai thấy cần thay đổi. Hãy thử tính đơn giản. Ví dụ minh hoạ: nếu một nhân viên có mức lương tương ứng khoảng 30.000 đồng mỗi giờ làm việc, mà mỗi tuần họ dành bốn đến năm tiếng để tổng hợp số liệu, nhập liệu, trả lời những câu hỏi lặp lại, thì đó là hơn hai trăm nghìn đồng mỗi tuần, chưa tính ảnh hưởng đến tiến độ chung. Những việc này AI có thể xử lý trong vài phút.
Điều khó nhận ra nhất là chi phí này không xuất hiện trên bất kỳ hóa đơn nào. Nó nằm trong thời gian làm việc. Vì vậy, nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhận ra vấn đề khi ai đó liệt kê rõ ràng đội ngũ đang dành bao nhiêu giờ mỗi tuần cho những việc lặp đi lặp lại. Chúng tôi khuyên bạn thử làm đúng bài tập này trước khi quyết định đầu tư bất cứ công cụ nào.
Những đầu việc đời thường có thể nhẹ hơn nhờ AI
- Báo cáo định kỳ: shop bán hàng online thường phải gom doanh thu từ website, sàn thương mại điện tử và Facebook vào một file. Khi thiết lập mẫu báo cáo cố định, AI có thể kéo dữ liệu về và tổng hợp trong vài phút, người làm chỉ cần rà soát các số bất thường.
- Phân loại yêu cầu khách hàng: email, tin nhắn và ticket đổ về liên tục. AI có thể đọc nội dung, phân loại theo chủ đề và gửi thẳng đến người phụ trách, không cần người quản lý làm trung gian.
- Nhắc việc và theo dõi công nợ: quên nhắc một khoản thanh toán hay bỏ sót khách chưa phản hồi báo giá đều là tiền. Hệ thống tự động có thể nhắc đúng lúc và theo dõi các trường hợp đang treo.
Bắt đầu ứng dụng AI mà không làm xáo trộn công việc
Bước đầu tiên là chọn đúng một đầu việc vừa lặp lại nhiều vừa tốn nhiều thời gian nhất của đội ngũ. Đừng bắt đầu bằng việc lớn nhất, vì thử nghiệm với việc lớn thường khiến mọi người rối và khó đo kết quả.
Bước thứ hai là kiểm tra xem phần mềm bạn đang dùng đã có tính năng AI tích hợp sẵn hay chưa. Nhiều công cụ quản lý khách hàng, kế toán hay email marketing hiện đã có sẵn những tính năng này, bạn chỉ cần bật lên và cấu hình.
Bước thứ ba là thử nghiệm trong khoảng hai đến bốn tuần với một hoặc hai người trong nhóm. Ghi lại thời gian đang mất trước khi thử, rồi so sánh lại sau đó. Chỉ khi con số thực sự tốt hơn và chất lượng không giảm, bạn mới nên mở rộng ra toàn đội.
Để hình dung rõ hơn cách làm trong thực tế, bạn có thể xem các ví dụ về ứng dụng AI trong doanh nghiệp, và đọc thêm các bài phân tích khác tại mona.media.
Đừng quên khía cạnh bảo mật. Khi AI đảm nhận nhiều dữ liệu khách hàng, cần thiết lập rõ ai được xem gì và ai được sửa gì ngay từ đầu. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách phân quyền truy cập theo mã số ảo để tránh dữ liệu quan trọng bị lộ ra ngoài phạm vi cần thiết.
Nếu bạn mới bắt đầu, hãy tham khảo cách AI giảm gánh nặng email và báo cáo và chọn vài phần mềm doanh nghiệp phù hợp trước khi thêm bất kỳ lớp AI nào khác.
Kết luận: AI là trợ thủ vận hành, không phải cuộc cách mạng một đêm
Ứng dụng AI trong doanh nghiệp nhỏ không cần thay đổi toàn bộ cách kinh doanh chỉ sau một đêm. Điều thực tế hơn là để những việc đang ngốn thời gian nhưng không tạo ra giá trị trực tiếp được xử lý nhanh hơn và ít sai hơn. Khi đó, chủ doanh nghiệp và đội ngũ có thêm thời gian cho những việc thật sự tạo khác biệt như chăm sóc khách hàng, phát triển sản phẩm hay tìm thêm đối tác.
Chúng tôi tin cách làm bền nhất là bắt đầu nhỏ, đo lường rõ ràng và mở rộng dần. Bạn không cần biết mọi thứ về công nghệ để bắt đầu. Chỉ cần nhìn lại một tuần làm việc của đội ngũ và hỏi: việc nào đang lặp lại mà không cần ai suy nghĩ?