Mỗi năm, đội ngũ chúng tôi nhận được rất nhiều lời nhờ đánh giá và gợi ý phần mềm phục vụ doanh nghiệp, giáo dục, bảo mật từ những khách hàng đang bối rối giữa hàng chục lựa chọn trên thị trường. Phần lớn trong số họ là chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người quản lý trung tâm giáo dục. Có người vừa mở công ty được vài tháng. Có người đã vận hành trung tâm ngoại ngữ nhiều năm nhưng vẫn quản lý bằng file Excel. Điểm chung là họ sợ chọn sai, vì đã từng nghe kể về những lần đổi phần mềm giữa chừng gây thiệt hại không nhỏ. Bài viết này là những gì chúng tôi đúc kết được sau nhiều dự án tư vấn thực tế, không phải lý thuyết suông.
Chọn sai phần mềm tốn kém hơn nhiều so với bạn nghĩ
Một phần mềm không phù hợp không chỉ gây lãng phí tiền bản quyền. Nó còn kéo theo thời gian đào tạo lại nhân sự, thời gian nhập liệu từ đầu, và đôi khi là mất luôn dữ liệu khách hàng cũ vì không tương thích khi chuyển đổi. Chúng tôi từng gặp một chủ shop thời trang mua phần mềm quản lý bán hàng chỉ vì thấy giá rẻ. Sau ba tháng, chị ấy phải bỏ hẳn phần mềm đó. Lý do là nó không hỗ trợ theo dõi tồn kho nhiều chi nhánh, trong khi shop vừa mở thêm cửa hàng thứ hai.
Câu chuyện như vậy không hiếm gặp trong giới doanh nghiệp nhỏ. Ngân sách công nghệ của họ thường bị giới hạn ngay từ đầu. Chính vì thế, việc đánh giá kỹ trước khi xuống tiền quan trọng hơn nhiều so với chạy theo phần mềm đang được quảng cáo rầm rộ trên mạng xã hội. Chúng tôi luôn nói với khách hàng rằng dành thêm một tuần để so sánh vẫn rẻ hơn nhiều so với việc phải làm lại từ đầu sau vài tháng sử dụng.
Ba nhóm phần mềm doanh nghiệp nhỏ nên đánh giá trước tiên
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chúng tôi thường khuyên bắt đầu từ ba nhóm cốt lõi: quản lý khách hàng, quản lý nhân sự và quản lý vận hành tổng thể. Nếu công ty bạn đang chăm sóc khách hàng bằng file Excel rời rạc, có lẽ đã đến lúc tìm hiểu khái niệm CRM và lý do doanh nghiệp nên triển khai sớm. Một hệ thống CRM tốt giúp bạn không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng. Nó còn theo dõi lịch sử chăm sóc rõ ràng theo từng giai đoạn bán hàng.
Bên cạnh CRM, khi đội ngũ vượt quá mười người, nhiều doanh nghiệp bắt đầu cần thêm phần mềm quản lý nhân sự. Lúc này việc chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng thủ công dễ gây sai sót. Chúng tôi từng chứng kiến một công ty thương mại điện tử tính nhầm lương của cả một phòng ban chỉ vì bảng Excel bị copy sai công thức. Đó là lý do chúng tôi thường gợi ý khách hàng tìm hiểu thêm lợi ích cụ thể khi triển khai phần mềm HRM cho doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô nhân sự đang tăng nhanh.
Một dự án chúng tôi từng đồng hành
Cách đây không lâu, chúng tôi hỗ trợ một xưởng sản xuất đồ gỗ nội thất có khoảng ba mươi nhân sự. Họ quản lý đơn hàng, kho nguyên liệu và công nợ hoàn toàn bằng sổ tay và Excel. Có lần xưởng nhận nhầm đơn vì hai nhân viên cùng ghi chép một khách hàng theo hai cách khác nhau. Sau khi ngồi lại phân tích quy trình cùng chủ xưởng, chúng tôi gợi ý họ tiếp cận dần với một hệ thống mang tính chất hoạch định nguồn lực, thay vì mua rời rạc từng phần mềm rồi phải kết nối chắp vá sau này.
Nếu bạn đang ở tình huống tương tự, có thể tham khảo thêm bài viết về việc khi nào doanh nghiệp thực sự cần đến hệ thống ERP. Bài viết đó giải thích khá rõ những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến ngưỡng cần chuyển đổi, thay vì tiếp tục vá víu bằng file Excel.
Trung tâm giáo dục cần phần mềm gì để vận hành trơn tru
Nhóm khách hàng thứ hai chúng tôi thường xuyên tư vấn là các trung tâm giáo dục, từ trung tâm ngoại ngữ, trung tâm gia sư đến các lớp học kỹ năng nhỏ lẻ. Đặc thù của nhóm này khác hẳn doanh nghiệp thương mại. Một phần mềm quản lý trung tâm tốt cần giải quyết được vài bài toán then chốt:
- Xếp lịch học không trùng phòng và không trùng giáo viên trong cùng một khung giờ.
- Điểm danh học viên nhanh chóng, đồng thời nhắc phụ huynh khi học phí sắp hết hạn.
- Xuất báo cáo doanh thu theo tháng một cách tự động, thay vì phải cộng tay từng khoá học.
Ngoài phần mềm quản lý vận hành, nhiều trung tâm hiện nay còn triển khai thêm hình thức học và thi trực tuyến để tiết kiệm thời gian đến lớp. Với những đơn vị cần tổ chức kiểm tra online cho học viên một cách nghiêm túc, chúng tôi từng giới thiệu khách hàng tham khảo giải pháp thi online uy tín như iTest để đảm bảo kết quả thi được ghi nhận chính xác và minh bạch. Song song đó, nếu trung tâm có tổ chức viết luận hoặc chấm bài tự luận, việc kiểm tra tính trung thực của bài làm cũng nên được chuẩn hoá bằng công cụ chuyên dụng. Chúng tôi hay tham khảo các công cụ kiểm tra đạo văn đang được nhiều trường và trung tâm sử dụng khi tư vấn cho nhóm khách hàng này.
Gia sư nhỏ lẻ và cái bẫy mua nhiều tính năng hơn nhu cầu thật
Với các trung tâm gia sư quy mô nhỏ hơn, nhu cầu thường đơn giản hơn nhưng vẫn cần đảm bảo tính chính xác khi tính công cho gia sư theo giờ dạy thực tế. Chúng tôi nhận thấy nhiều trung tâm chọn sai phần mềm vì mua theo gói tính năng quá nhiều so với nhu cầu thật sự. Có lần chúng tôi làm việc với một trung tâm gia sư tại nhà, chủ trung tâm nghe lời quảng cáo nên mua gói cao cấp nhất của một phần mềm quản lý giáo dục nước ngoài. Kết quả là đội ngũ giáo viên lớn tuổi gặp khó khi thao tác, còn phần lớn tính năng cao cấp thì gần như không bao giờ được dùng đến. Cuối cùng họ phải chuyển sang một gói cơ bản hơn, giao diện tiếng Việt, và mọi thứ mới thật sự vào guồng.
Bảo mật dữ liệu là yếu tố hay bị bỏ quên nhất
Khi tư vấn phần mềm, phần lớn khách hàng tập trung vào tính năng và giá cả. Bảo mật thường bị xếp cuối danh sách ưu tiên, dù đây lại là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của dữ liệu doanh nghiệp. Một trung tâm giáo dục lưu trữ thông tin học viên, phụ huynh, số điện thoại liên hệ. Một doanh nghiệp thương mại lưu trữ dữ liệu khách hàng, đơn hàng, doanh thu. Tất cả đều là tài sản cần được bảo vệ nghiêm túc, chứ không phải thứ có thể xử lý qua loa.
Chúng tôi luôn khuyên khách hàng xem xét kỹ nơi lưu trữ dữ liệu của phần mềm mình định dùng. Nếu phần mềm chạy trên nền web, hạ tầng hosting phía sau cũng cần được đánh giá cẩn thận, vì đây chính là nơi dữ liệu thực sự nằm lại. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết về các nhà cung cấp shared hosting được đánh giá tốt hiện nay nếu doanh nghiệp hoặc trung tâm của bạn đang tự vận hành website hay hệ thống quản lý riêng.
Ngoài hạ tầng lưu trữ, doanh nghiệp cũng nên trang bị phần mềm diệt virus cho các máy trạm truy cập hệ thống quản lý. Rất nhiều vụ rò rỉ dữ liệu bắt nguồn từ một chiếc máy tính nhân viên bị nhiễm mã độc, chứ không phải từ lỗ hổng của phần mềm chính. Đây là điều chúng tôi luôn nhắc khách hàng ngay trong buổi tư vấn đầu tiên, trước khi bàn đến bất kỳ tính năng nào khác.
Chi phí thuê bao và những khoản phát sinh ít ai để ý
Nhiều khách hàng khi đánh giá phần mềm chỉ nhìn vào con số hiển thị trên trang giá. Họ quên mất rằng phần lớn phần mềm doanh nghiệp hiện nay tính phí theo số lượng người dùng, số lượng chi nhánh, hoặc dung lượng lưu trữ. Một gói ban đầu tưởng rẻ có thể tăng gấp ba lần chi phí sau một năm, khi công ty mở thêm chi nhánh hoặc tuyển thêm nhân sự.
Chúng tôi luôn hỏi kỹ nhà cung cấp về chính sách khi nâng cấp gói, chính sách hoàn tiền, và đặc biệt là quyền xuất dữ liệu ra khỏi hệ thống nếu sau này không dùng nữa. Có những phần mềm cố tình khoá định dạng xuất file để giữ chân khách hàng. Đây là điều bạn nên hỏi thẳng ngay từ buổi demo đầu tiên, thay vì để đến lúc muốn rời đi mới phát hiện ra.
Quy trình chúng tôi áp dụng khi giúp khách hàng chọn phần mềm
Sau nhiều dự án, chúng tôi đúc kết được một cách làm khá đơn giản nhưng hiệu quả. Đầu tiên, chúng tôi ngồi lại với khách hàng để liệt kê chính xác vấn đề đang gặp phải, thay vì hỏi thẳng họ muốn mua phần mềm gì. Nhiều khách hàng đến với mong muốn mua CRM, nhưng thực chất vấn đề của họ lại nằm ở quy trình bán hàng nội bộ chưa rõ ràng. Mua phần mềm trong trường hợp đó chỉ giải quyết phần ngọn.
Bước tiếp theo là dùng thử thực tế. Gần như mọi phần mềm uy tín hiện nay đều có bản dùng thử từ bảy đến ba mươi ngày. Chúng tôi luôn khuyến khích khách hàng tận dụng thời gian này để cho nhân viên trực tiếp thao tác, thay vì chỉ xem demo do bên bán trình diễn. Cách nhân viên vận hành thực tế sẽ cho thấy rõ phần mềm có phù hợp hay không, rõ hơn bất kỳ bản giới thiệu bóng bẩy nào.
Cuối cùng, chúng tôi luôn hỏi kỹ về khả năng hỗ trợ kỹ thuật sau khi mua. Một phần mềm tốt nhưng đội ngũ hỗ trợ chậm phản hồi có thể khiến doanh nghiệp gặp rủi ro lớn khi hệ thống gặp sự cố đúng vào thời điểm cao điểm kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần thêm công cụ để phối hợp công việc giữa các phòng ban trong lúc triển khai phần mềm mới, chúng tôi cũng gợi ý xem qua một số phần mềm quản lý dự án đang được nhiều đội nhóm nhỏ tin dùng, vì việc theo dõi tiến độ chuyển đổi cũng quan trọng không kém việc chọn đúng phần mềm.
Lời khuyên cuối cùng từ đội ngũ chúng tôi
Không có phần mềm nào hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp hay mọi trung tâm giáo dục. Điều chúng tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng là hãy bắt đầu từ vấn đề thực tế của mình, sau đó mới đi tìm công cụ giải quyết. Đừng chạy theo xu hướng hay lời quảng cáo hấp dẫn trên mạng. Việc đánh giá và gợi ý phần mềm phục vụ doanh nghiệp, giáo dục, bảo mật cần thời gian và sự kiên nhẫn, nhưng đó là khoản đầu tư xứng đáng. Nó giúp bạn tránh những lần thay đổi tốn kém về sau, khi dữ liệu đã lỡ nhập sâu vào một hệ thống không còn phù hợp.
Nếu bạn đang phân vân giữa nhiều lựa chọn, đừng ngại dành thêm vài tuần để dùng thử trước khi ký hợp đồng dài hạn. Chúng tôi tin rằng một quyết định chậm nhưng chắc chắn luôn tốt hơn một quyết định vội vàng rồi phải làm lại từ đầu, tốn thêm cả thời gian lẫn niềm tin của chính nhân viên mình.