Đánh giá và gợi ý phần mềm phục vụ doanh nghiệp, giáo dục, bảo mật là việc chúng tôi làm thường xuyên với khách hàng. Bài này được viết dựa trên trải nghiệm thực tế của đội ngũ, chứ không phải tổng hợp lại thông tin từ các trang khác. Làm việc từ xa nghe có vẻ đơn giản, chỉ cần laptop và wifi. Nhưng khi công ty chúng tôi chuyển sang mô hình hybrid vài năm trước, chúng tôi nhận ra khoảng cách giữa “làm được từ xa” và “làm từ xa hiệu quả” lớn hơn rất nhiều.
Vì sao chọn đúng phần mềm lại quan trọng hơn bạn nghĩ
Khi nhân sự ngồi rải rác ở nhiều nơi, mọi thứ vốn diễn ra tự nhiên trong văn phòng đều phải được số hóa. Một câu trao đổi nhanh bên bàn làm việc giờ trở thành tin nhắn trên Slack. Một cuốn sổ ghi việc giờ thành bảng trên Trello hay Asana. Nếu công cụ không phù hợp, thông tin sẽ rơi rớt và deadline trôi mất lúc nào không hay.
Chúng tôi từng theo dõi một đối tác nhỏ trong ngành bán lẻ loay hoay gần ba tháng vì dùng email làm kênh giao việc chính cho đội làm từ xa. Hộp thư luôn đầy ắp. Không ai nắm rõ ai đang làm gì, có lúc hai người cùng xử lý một việc trong khi việc khác bị bỏ quên. Sau khi họ chuyển sang phần mềm quản lý công việc chuyên dụng, năng suất cải thiện rõ rệt chỉ sau vài tuần.
Phần mềm quản lý công việc và dữ liệu khách hàng cho đội từ xa
Với các đội vận hành từ xa, chúng tôi thường khuyên khách hàng bắt đầu từ hai trụ cột. Trụ cột đầu tiên là quản lý công việc, trụ cột thứ hai là quản lý dữ liệu khách hàng. Các nền tảng như Asana, Trello hay ClickUp giúp mọi người thấy tiến độ chung mà không phải họp liên tục. Điều chúng tôi đánh giá cao ở nhóm công cụ này là khả năng phân quyền theo từng dự án. Điều đó rất hữu ích khi công ty có nhiều nhóm làm việc song song và không muốn dữ liệu chồng chéo lên nhau.
Còn với dữ liệu khách hàng, nếu bạn vẫn quản lý bằng nhiều file Excel rời rạc, chúng tôi thật lòng khuyên nên chuyển đổi sớm. Một hệ thống CRM quản lý khách hàng bài bản sẽ gom lịch sử mua hàng, lịch chăm sóc và ghi chú giao dịch về một nơi duy nhất. Với đội làm việc từ xa, đây gần như là điều kiện bắt buộc, để không ai phải hỏi lại câu quen thuộc: “số liệu này lấy ở đâu vậy?”.
Bên cạnh dữ liệu khách hàng, nhân sự từ xa cũng cần được quản lý gọn gàng. Chấm công, tính lương, theo dõi nghỉ phép nếu vẫn làm thủ công trên bảng tính thì rất dễ sai sót và tốn thời gian đối chiếu. Chúng tôi từng viết khá kỹ về phần mềm HRM quản lý nhân sự, trong đó giải thích vì sao mô hình làm việc từ xa càng cần hệ thống này hơn cả doanh nghiệp làm việc tập trung.
Giao tiếp nội bộ: đừng để họp hành nuốt hết thời gian
Một sai lầm chúng tôi gặp khá thường xuyên là các công ty mới chuyển sang làm việc từ xa cố bù khoảng cách bằng cách họp liên tục cả ngày. Kết quả thường ngược lại. Nhân viên mệt mỏi, lịch làm việc bị cắt vụn, còn công việc thực chất thì chậm đi đáng kể.
Với chính đội ngũ của mình, chúng tôi giới hạn số cuộc họp video trong tuần. Phần trao đổi còn lại diễn ra trên kênh chat theo nhóm nhỏ. Slack hoặc Microsoft Teams đều làm tốt việc này nếu dùng đúng cách. Quan trọng hơn bản thân công cụ là quy tắc đi kèm: mỗi kênh chỉ bàn một chủ đề, tránh để tin nhắn công việc lẫn với chuyện phiếm, nếu không thông tin quan trọng sẽ chìm giữa hàng trăm tin nhắn khác.
Gợi ý phần mềm cho đơn vị giáo dục dạy và học từ xa
Với trung tâm giáo dục hay trường học chuyển sang hình thức trực tuyến, bài toán khác hẳn doanh nghiệp thông thường. Ở đây không chỉ cần công cụ họp lớp, mà còn cần hệ thống theo dõi tiến độ học viên, chấm điểm và tổ chức kiểm tra minh bạch.
Chúng tôi từng tư vấn cho một trung tâm ngoại ngữ gặp khó vì bài thi thử online bị gian lận tràn lan. Học viên mở nhiều tab để tra đáp án mà giáo viên không thể kiểm soát. Sau khi tìm hiểu kỹ, họ chuyển sang dùng phần mềm thi online uy tín có giám sát chặt hơn, khóa được thao tác chuyển tab trong lúc làm bài. Tình trạng điểm ảo giảm rõ rệt ngay từ đợt thi kế tiếp.
Ngoài công cụ thi cử, việc kiểm soát chất lượng bài luận và báo cáo của học viên cũng là bài toán không nhỏ. Chúng tôi thường khuyên các đơn vị đào tạo kết hợp thêm một công cụ kiểm tra đạo văn với hệ thống thi, đặc biệt với các khóa có bài tập lớn hoặc tiểu luận cuối kỳ. Nền tảng e-learning còn cho phép học viên xem lại bài giảng bất cứ lúc nào và tự học theo tốc độ riêng, điều mà lớp học truyền thống khó đáp ứng trọn vẹn.
Bảo mật khi làm việc từ xa: phần không được xem nhẹ
Đây là phần chúng tôi luôn nhấn mạnh với khách hàng, dù nhiều người nghĩ công ty nhỏ thì không ai nhắm tới. Thực tế, doanh nghiệp nhỏ thường lại là mục tiêu dễ bị tấn công hơn, vì hệ thống bảo mật thường lỏng lẻo hơn.
Khi nhân viên làm việc ở nhà, quán cà phê hay bất kỳ nơi nào có wifi, bề mặt tấn công tăng lên đáng kể so với lúc cùng ngồi trong mạng nội bộ. Vì vậy, chúng tôi khuyến nghị ba lớp bảo vệ cơ bản cho mọi doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa:
- Phần mềm diệt virus và tường lửa được cập nhật thường xuyên trên mọi thiết bị công ty cấp cho nhân viên, kể cả thiết bị dùng chung.
- Kết nối VPN bắt buộc khi truy cập hệ thống nội bộ hoặc dữ liệu khách hàng, nhất là khi làm việc ở mạng công cộng.
- Xác thực hai lớp cho các tài khoản quan trọng, từ email công việc đến phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng.
Ngoài thiết bị và mạng, nơi lưu trữ website và hệ thống nội bộ cũng cần được chọn kỹ lưỡng. Nếu bạn đang cân nhắc nâng cấp hạ tầng, chúng tôi có một bài tổng hợp về nhà cung cấp shared hosting uy tín, so sánh khả năng bảo mật và tốc độ hỗ trợ kỹ thuật của từng đơn vị. Hai yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp đến an toàn dữ liệu khi cả đội truy cập từ nhiều nơi khác nhau.
Cách chúng tôi chọn phần mềm phù hợp cho từng đội nhóm
Không có công cụ nào đúng cho mọi công ty. Đó là điều chúng tôi rút ra sau nhiều lần tư vấn ở đủ quy mô khác nhau. Một công ty năm người có thể chỉ cần Google Workspace và Trello là đủ. Nhưng một doanh nghiệp năm mươi người với nhiều phòng ban cần hệ thống bài bản hơn, có phân quyền rõ ràng và khả năng mở rộng về sau.
Chúng tôi nhớ rõ một công ty thiết kế nội thất chuyển hoàn toàn sang làm việc từ xa sau giai đoạn giãn cách. Ban đầu họ mua cùng lúc bốn phần mềm vì nghe quảng cáo hấp dẫn, nhưng cuối cùng chỉ thực sự dùng được một. Khi làm lại quy trình lựa chọn cẩn thận hơn, họ tìm ra đúng phần mềm quản lý dự án phù hợp với cách làm việc của đội thiết kế, tiết kiệm được cả chi phí lẫn công đào tạo lại từ đầu.
Quy trình chúng tôi thường áp dụng gồm ba bước. Bước đầu là liệt kê chính xác điểm nghẽn hiện tại, chẳng hạn thông tin bị phân mảnh hay nhân viên mất quá nhiều thời gian báo cáo thủ công. Bước thứ hai là dùng thử ở quy mô nhỏ, chỉ với một phòng ban, trước khi triển khai toàn công ty. Bước cuối là đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo, vì một công cụ tốt mà không ai biết dùng thì gần như vô nghĩa.
Một vài lưu ý khi vận hành lâu dài
Công nghệ chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại nằm ở thói quen làm việc mà công ty xây dựng quanh công cụ đó. Chúng tôi đã thấy nhiều doanh nghiệp đầu tư hệ thống hiện đại nhưng vẫn thất bại, vì không có quy định rõ về cách sử dụng, ai chịu trách nhiệm cập nhật dữ liệu, hay khi nào cần báo cáo tiến độ cho quản lý.
Mỗi khi triển khai phần mềm mới, chúng tôi luôn đi kèm một bộ quy tắc sử dụng ngắn gọn. Mục đích là để nhân viên hiểu vì sao phải dùng công cụ, thay vì cảm thấy bị áp đặt. Nếu dữ liệu của doanh nghiệp bạn đang nằm rải rác giữa nhiều phần mềm khác nhau, bạn cũng nên tìm hiểu một hệ thống nền tảng chung. Chúng tôi đã viết khá chi tiết trong bài về giải pháp ERP cho doanh nghiệp để tránh tình trạng mỗi phòng ban dùng một kiểu dữ liệu riêng.
Nhìn lại chặng đường đồng hành cùng nhiều khách hàng chuyển sang làm việc từ xa, chúng tôi tin rằng không có công thức chung cho mọi công ty. Doanh nghiệp cần công cụ vận hành chắc chắn, đơn vị giáo dục cần nền tảng dạy học minh bạch, còn bảo mật là nền móng bắt buộc cho cả hai. Nếu bạn còn phân vân chưa biết bắt đầu từ đâu, cách an toàn nhất theo kinh nghiệm của chúng tôi là khởi động từ chính điểm nghẽn hiện tại của đội mình, thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước, rồi mở rộng dần khi thấy hiệu quả rõ ràng.